Hallo!
Wir wollen von ACT 2000 auf ACT 11 umstellen. Die Konvertierung der Datenbank hat mit einem Umweg über ACT6 gut geklappt.
Aber aus historischen Gründen (ursprüngliche Works-Datenbank aus den 90ern) stehen in unserer Datenbank die Vornamen der Kontakte nicht mit im Kontaktfeld sondern in einem extra Feld, das wir "Rufname" genannt haben. Im Zuge der Umstellung auf ACT 11 würden wir das gern ändern, so dass der Vorname wieder im Kontaktfeld mit dem Nachnamen steht.
Mit den offensichtlichen Bordmitteln habe ich es schon versucht. ACT11 bietet ja die Möglichkeit Feldinhalte zu kopieren, allerdings taucht der Vorname nicht in der Liste der Felder auf in die man kopieren kann.
Wenn ich dort "Nachname" auswähle werden alle Nachnamen mit den Vornamen ersetzt.
Gibt es hierfür eine Lösung?
Danke und Grüße
Christian Wallhäuser
Vornamen aus anderem Datenbankfled übernehmen
Moderatoren: Ingrid Weigoldt, Schlesselmann, Amrou, mtimmermann, Robert Schellmann, Thomas Benn
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Ingrid Weigoldt
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Hallo chriwa,
nummerieren Sie - irgendwie - alle Kontakte mit einer jeweils für den Kontakt eindeutigen Nummer durch.
Schaffen Sie diese neue Nummer, die Felder Kontakt, Nachname und Vorname und das Feld Rufnummer nach EXCEL (Kontaktliste Spalten anpassen, Export to Excel.
Nehmen Sie in EXCEL die gewünschten Änderungen vor, nennen Sie die Spaltenheader so, daß ACT sie beim Reimport sofort erkennen würde.
Speichern Sie diese EXCEL-Datei als .txt.
Machen Sie in ACT eine Datensicherung.
Stellen Sie die Dublettenprüfung ein über das Feld mit der eindeutigen Nummer und sonst nichts (Extras, Einstellungen, Dublettenprüfung), wenn gerade kein anderer in der Datenbank arbeitet.
Über Datei, externe Daten, Importieren, TXT mit Begrenzungszeichen, 1. Datensatz nicht importieren, sollten Sie nun eine Feldzuweisungsliste vorfinden, die paßt.
Und wenn Sie das alles importieren, sollten Sie anschließend die identische Kontaktanzahl haben und der Rufname in Vorname (und damit automatisch auch in Kontakt) zu sehen sein.
Wenn Sie das schon so machen müssen, überlegen Sie sich am besten gleich, ob Sie in Kontakt die Reihenfolge haben möchten als "Vorname Nachname" oder lieber "Nachname, Vorname". Letzteres hat den Nachteil, daß Sie Ihre Dokumentschablonen umbauen müßten aber den Vorteil, daß Sie in Outlook über die AN-Schaltfläche ein lesbares Adressbuch von ACT vorfinden würden, in dem die Nachnamen vorne sind und nicht die Vornamen.
nummerieren Sie - irgendwie - alle Kontakte mit einer jeweils für den Kontakt eindeutigen Nummer durch.
Schaffen Sie diese neue Nummer, die Felder Kontakt, Nachname und Vorname und das Feld Rufnummer nach EXCEL (Kontaktliste Spalten anpassen, Export to Excel.
Nehmen Sie in EXCEL die gewünschten Änderungen vor, nennen Sie die Spaltenheader so, daß ACT sie beim Reimport sofort erkennen würde.
Speichern Sie diese EXCEL-Datei als .txt.
Machen Sie in ACT eine Datensicherung.
Stellen Sie die Dublettenprüfung ein über das Feld mit der eindeutigen Nummer und sonst nichts (Extras, Einstellungen, Dublettenprüfung), wenn gerade kein anderer in der Datenbank arbeitet.
Über Datei, externe Daten, Importieren, TXT mit Begrenzungszeichen, 1. Datensatz nicht importieren, sollten Sie nun eine Feldzuweisungsliste vorfinden, die paßt.
Und wenn Sie das alles importieren, sollten Sie anschließend die identische Kontaktanzahl haben und der Rufname in Vorname (und damit automatisch auch in Kontakt) zu sehen sein.
Wenn Sie das schon so machen müssen, überlegen Sie sich am besten gleich, ob Sie in Kontakt die Reihenfolge haben möchten als "Vorname Nachname" oder lieber "Nachname, Vorname". Letzteres hat den Nachteil, daß Sie Ihre Dokumentschablonen umbauen müßten aber den Vorteil, daß Sie in Outlook über die AN-Schaltfläche ein lesbares Adressbuch von ACT vorfinden würden, in dem die Nachnamen vorne sind und nicht die Vornamen.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt
Ingrid Weigoldt
Hallo Frau Weigoldt!
Danke für die Anleitung.
Nur das -irgendwie- Durchnummerieren gestaltet sich bei ca. 4300 Kontakten schwierig.
Durch das Forum habe ich dafür Optimum4 mit Autonum gefunden. Leider sieht die Testversion nur die Nummerierung con 10 Kontakten vor. Gibt es eine erweiterte Testversion, die einen wirklichen Test erlaubt?
Falls nicht sollten wir uns über eine Komplettpaket unterhalten.
Weiter wichtige Themen sind:
- Integration unserer EMails aus Thunderbird. Entweder Einbindung von Thunderbird als Mailer oder Übernahme der einge tausend Emails aus Thunderbird nach ACT11.
- Lösung für die Versendung von Rundfaxen an unsere ACT-Kontakte
- Lösung einer Synchronisation mit den Iphones unseres Aussendienstes.
Danke und
Schöne Grüße
chriwa
Danke für die Anleitung.
Nur das -irgendwie- Durchnummerieren gestaltet sich bei ca. 4300 Kontakten schwierig.
Durch das Forum habe ich dafür Optimum4 mit Autonum gefunden. Leider sieht die Testversion nur die Nummerierung con 10 Kontakten vor. Gibt es eine erweiterte Testversion, die einen wirklichen Test erlaubt?
Falls nicht sollten wir uns über eine Komplettpaket unterhalten.
Weiter wichtige Themen sind:
- Integration unserer EMails aus Thunderbird. Entweder Einbindung von Thunderbird als Mailer oder Übernahme der einge tausend Emails aus Thunderbird nach ACT11.
- Lösung für die Versendung von Rundfaxen an unsere ACT-Kontakte
- Lösung einer Synchronisation mit den Iphones unseres Aussendienstes.
Danke und
Schöne Grüße
chriwa
Hallo Hr. Wallhäuser,
Sie können auch einen Serienbrief erstellen in ACT6, mit einigen Feldern und wenn Sie in der Vorlage auch die nicht sichtbaren Zeichen in Word anschauen und sichtbar schalten, können Sie sogar die Unique ID und Datenbank ID exportieren per Serienbrief. Diese können Sie in Excel säubern und in ein temp Feld in eine leere Kopie der dbank importieren. Dann die alte dbank hinein syncen, fertig. Schon haben Sie die UniqueID sichtbar in einem Feld.
Bitte immer vorher Sicherungsbackup!
Übrigens wegen der Vornamen - die kopieren Sie am leichtesten vorher nochmal in ein Temp Feld rüber, oder am besten den ganzen Kontakt als: Name; Vorname. Dann haben Sie später in der Listensortierung kein Problem. Das gleiche sollten Sie mit dem Anredefeld machen, wenn Sie es mit Herr/Frau benutezn.
Sie können auch einen Serienbrief erstellen in ACT6, mit einigen Feldern und wenn Sie in der Vorlage auch die nicht sichtbaren Zeichen in Word anschauen und sichtbar schalten, können Sie sogar die Unique ID und Datenbank ID exportieren per Serienbrief. Diese können Sie in Excel säubern und in ein temp Feld in eine leere Kopie der dbank importieren. Dann die alte dbank hinein syncen, fertig. Schon haben Sie die UniqueID sichtbar in einem Feld.
Bitte immer vorher Sicherungsbackup!
Übrigens wegen der Vornamen - die kopieren Sie am leichtesten vorher nochmal in ein Temp Feld rüber, oder am besten den ganzen Kontakt als: Name; Vorname. Dann haben Sie später in der Listensortierung kein Problem. Das gleiche sollten Sie mit dem Anredefeld machen, wenn Sie es mit Herr/Frau benutezn.
Mit freundlichen Grüßen
A Sander
__________
Act! Pro Version 16.0.291.0 Hot Fix 5, Office 2013, Win7clients, Win12Serv, ACTOptimum6
A Sander
__________
Act! Pro Version 16.0.291.0 Hot Fix 5, Office 2013, Win7clients, Win12Serv, ACTOptimum6
keine Erfolg beim Import der TXT-Datei
Hallo Frau Weigoldt!
Ich habe die Datensätze nun durchnummeriert und als TXT-mit Tab Datei exportiert. Nach dem Import in Exel habe ich die Namen, die im Feld "Rufname" standen in das Feld "Vorname" kopiert und die Datei neu abgespeichert.
In ACT 11 habe ich vor dem Import die Dublettenprüfung nur mit dem Feld der Nummerierung eingeschaltet. Beim Import habe ich dann noch "zusammenfügen" der neuen und alten Datensätze ausgewählt.
Leider waren nach dem Import immer noch keine Vornamen in den Kontakten.
Nach einigen Versuchen habe ich dann das Feld "Nachname-1" nicht mit importiert, da ACT bei Auswahl dieses Feldes angab, dass damit alle Inhalte des Multifelds Kontakt überschrieben werden.
Jetzt steht der Vorname wieder da wo er hingehört.
Inzwischen habe ich auch Outlook 2003 gekauft. Wie bekomme ich jetzt aber elegant unsere mehr als 20.000 Emails von Thunderbird nach Outlook?
Grüße
Christian Wallhäuser
Ich habe die Datensätze nun durchnummeriert und als TXT-mit Tab Datei exportiert. Nach dem Import in Exel habe ich die Namen, die im Feld "Rufname" standen in das Feld "Vorname" kopiert und die Datei neu abgespeichert.
In ACT 11 habe ich vor dem Import die Dublettenprüfung nur mit dem Feld der Nummerierung eingeschaltet. Beim Import habe ich dann noch "zusammenfügen" der neuen und alten Datensätze ausgewählt.
Leider waren nach dem Import immer noch keine Vornamen in den Kontakten.
Nach einigen Versuchen habe ich dann das Feld "Nachname-1" nicht mit importiert, da ACT bei Auswahl dieses Feldes angab, dass damit alle Inhalte des Multifelds Kontakt überschrieben werden.
Jetzt steht der Vorname wieder da wo er hingehört.
Inzwischen habe ich auch Outlook 2003 gekauft. Wie bekomme ich jetzt aber elegant unsere mehr als 20.000 Emails von Thunderbird nach Outlook?
Grüße
Christian Wallhäuser
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Ingrid Weigoldt
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- Wohnort: Viernheim
Hallo Herr Wallhäuser,
ich habe mal ein bißchen rumgegooglet und im Prinzip rausgefunden, daß Thunderbird keine Exportfunktion und Outlook im Prinzip keine Importfunktion hat. Dennoch findet man da Lösungsansätze.
sh. u.a.:
http://www.office-loesung.de/ftopic50715_0_0_asc.php
ich habe mal ein bißchen rumgegooglet und im Prinzip rausgefunden, daß Thunderbird keine Exportfunktion und Outlook im Prinzip keine Importfunktion hat. Dennoch findet man da Lösungsansätze.
sh. u.a.:
http://www.office-loesung.de/ftopic50715_0_0_asc.php
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt
Ingrid Weigoldt